Je browser is erg verouderd en bevat mogelijk beveiligingslekken. Upgrade je browser om de Programic website te tonen.

Het DELA platform 'DELEN': In Coronatijd toch betrokken bij een uitvaart

Coöperatie Dela

Het DELA platform 'DELEN': In Coronatijd toch betrokken bij een uitvaart

Op afstand dichtbij.

In het kort

Je moet er niet aan denken, afscheid nemen van een dierbare in een tijd van restricties. Gelukkig werd in het DELA Innovatielab al ver voor de corona periode gewerkt aan een online herinneringsplatform onder leiding van Ilse Pullens, conceptontwikkelaar bij Coöperatie DELA. Programic vertaalde in 3 maanden de wensenlijst van DELA naar een eerste, geautomatiseerde versie. Inmiddels is ‘Delen’ volledig live en kan je digitaal een kaarsje aansteken, je herinnering delen in tekst, foto en video, en zelfs de uitvaartdienst volgen via een beveiligde livestream. Zo kunnen nabestaanden digitaal toch bij de uitvaart zijn, wanneer dit fysiek niet mogelijk is. "Het platform is nu eindelijk écht van de uitvaartverzorger", stelt Ilse. "Zij kunnen er in grote getalen klanten blij mee maken."

Klant sinds

Maart 2020

Aantal sprints

7

Deliverables

  • Webapplicatie
  • Hosting

Technieken

  • Laravel
  • VueJS

Een menselijk portaal vol Automatisering

Rouwverwerking

Wanneer iemand overlijdt, is dat hét moment om herinneringen op te halen. "Het biedt uiteraard troost en ondersteunt ook bij de rouwverwerking, blijkt uit onderzoek," licht Ilse toe. "Hoe mooi is het om als nabestaande verhalen te ontvangen over jouw dierbare vanuit iedereen die de overledene in zijn leven heeft gekend, zelfs vanaf de andere kant van de wereld?" Met dat idee is het platform 'Delen' ontstaan.

Noodzaak van automatisering

Na 2 jaar lang testen en uitproberen met zelfgebouwde oplossingen wisten ze bij DELA precies; zó moet het worden. Ilse: "Het eerdere portaal werkte met houtje-touwtje oplossingen en dat vereiste allemaal handwerk. Ieder mailtje werd door ons zelf verzonden. Klanten dachten waarschijnlijk dat dat vanzelf ging, maar we moesten álles zelf doen!" 

Begin 2020 was dat met 15 herinneringspagina's per maand nog te overzien, maar door de coronacrisis waren er al snel 30 aanvragen per week. "Je wil geen fouten maken in die precaire situatie. Stapje voor stapje werd dat handmatige werk door het nieuwe platform overgenomen. Dat was zo gaaf om te zien."

Fysiek herinneringsalbum

Inmiddels kan een uitvaartverzorger online een herinneringspagina aanvragen voor een nabestaande. Na activatie gaat er automatisch een mailtje naar familie en vrienden, zodat zij een account aan kunnen maken om alle herinneringen te kunnen inzien. Al deze ingezonden herinneringen, aangestoken kaarsjes en foto's staan met één druk op de knop in een pdf-bestand. Zo kan een nabestaande het herinneringsalbum als fysiek boek aanvragen. "Dat alles automatisch gaat vind ik nog steeds de meest magische ontwikkeling," lacht Ilse. "Omdat ik weet hoe elk stapje handmatig ging."

Het resultaat: Van sprint 0 tot versie 1

Vanwege de strakke deadlines is voor de basis een bestaand platform ingezet, genaamd MOMENT.Online. Ter start is MOMENT.Online omgezet in DELA-stijl. "Dat hield vooral in, het portaal voor DELA visueel meer laten aansluiten bij hun eigen huisstijl," vertelt Laura Schepper, Product Owner bij Programic. Vervolgens is aan de slag gegaan met de automatisering van het proces en is het MOMENT.online platform met een aantal door DELA gewenste functionaliteiten uitgebouwd. "Het platform is bijvoorbeeld versterkt met vragenkaartjes die aansporen tot het delen van een herinnering via tekst, foto, video, geluidsfragment of een muziekstuk." Zoals: 'Wat is typisch Jan?', 'Wat is het meest bijzondere dat u met Jan heeft meegemaakt?' of 'Waarvoor bent u Jan eeuwig dankbaar?'. Ook is er de mogelijkheid om digitaal een kaarsje aansteken.

Waaruit bestaat de herinneringspagina?

  • Een In memoriam tekst en een foto;
  • Een spreuk of quote;
  • Vragenkaartjes die aansporen tot het delen van een herinnering via tekst, foto, video, geluidsfragment of een muziekstuk;
  • De mogelijkheid om te condoleren en een digitaal kaarsje aan te steken;
  • Afscheidsinformatie over de plechtigheid;
  • Uitvaart in beeld: optioneel een livestream van de uitvaart voor genodigden;

Veiligheid

Bij Programic werken we met AVG-standaarden waarbij we de privacy van persoonsgebonden gegevens waarborgen. "Zo moet je bij het aanmaken van een account deze zelf activeren per mail en zijn gegevens niet inzichtelijk voor anderen," vertelt Laura. "We zijn ons bewust van de gevoelige data die wij binnenkrijgen via de verschillende applicaties die wij hebben gebouwd. Voor elk portaal zorgen wij daarom voor een veilige omgeving."

Ervaringen van gebruikers

Ilse deelt een aantal ervaringen van uitvaartverzorgers. Dat alle steunbetuigingen digitaal op 1 plek staan wordt ervaren als een groot voordeel. "Al de namen bij de kaarsjes werden door sommigen helemaal doorlopen om te zien wie er allemaal gereageerd hadden. Daar zijn ook weer nieuwe contacten uit gekomen," reageert iemand. "Fijn in deze coronatijd waarin maar weinig mogelijk was." En: "Mensen hebben een foto geplaatst uit de oude doos. Deze was niet in een condoleanceboek terecht gekomen waarschijnlijk."

Mensen hebben een foto geplaatst uit de oude doos. Deze was niet in een condoleanceboek terecht gekomen waarschijnlijk.

Ervaring van een uitvaartverzorger

De samenwerking

Live met een compleet product

"Juist het kleine speelveld gaf de juiste druk om te denken in een MVP (Minimum Viable Product) voor DELA dat écht live kan," concludeert Ilse. "Zodra je een klap geeft op de acceptatiecriteria is het plan eigenlijk in beton gegoten. Dan wordt er strak en procesmatig gebouwd aan de software. Dat vond ik lastig te begrijpen tot de eerste versie live ging. Maar juist dankzij het procesmatige bouwen was dit voor mij de eerste livegang zonder fouten. Ik was gewend aan partijen met honderden fixes en bugs en hield rekening met weken herstelwerk. Maar versie 1 ging live en het was helemaal top. Dat was heerlijk."

Het proces voorop

"Ik heb met veel enthousiasme aan het portaal gewerkt," voegt Laura toe. "Vooral door de bijdrage die DELA levert van steunbetuigingen online, zeker in corona-tijd. De belangrijkste uitdaging voor mij was om de belangen te behartigen van iedereen binnen dit project. Want naast de wensen van DELA houd ik ook oog voor onze softwareontwikkelaars. Het is mijn taak de planning te bewaken en te blijven afstemmen met het developers team wat mogelijk is. Want zelfs met kleine tussentijdse aanpassingen riskeren we downtime van het gehele portaal. Vandaar dat we werken in sprints van 2 weken en niet onnodig tussentijdse releases laten plaatsvinden. Met de procesgebonden werkwijze gaan we voor optimaal resultaat."

Ilse: "We hebben wat stevige gesprekken gevoerd, maar dat maakte wel dat we eind juni al live konden met een halffabricaat wat al top werkte. Daar maakt Programic het verschil. Ze werken super gestructureerd en procesmatig. We hebben de juiste partij te pakken gehad."