Visus Oogkliniek op weg naar ‘de OK van de toekomst’

Van intake tot nacontrole

Het traject dat een patiënt aflegt bij Visus wordt vastgelegd en gewaarborgd in het door Programic ontwikkelde elektronische patiëntendossier (EPD). Het traject begint bij een intakegesprek (anamneseformulier), gevolgd door een vooronderzoek, waarna de diagnose wordt vastgesteld. Vervolgens wordt een behandelplan opgesteld en kan de operatie worden ingepland. Na de operatie vindt er een nacontrole plaats en een evaluatie.

Zo werkt Visus digitaal:

• Digitale patiëntendossiers, dus minder papierwerk
• Oogscans die vanuit de meetapparatuur automatisch worden ingeladen in het EPD
• Minder fouten in de gegevensoverdracht
• Tijdswinst voor de optometristen
• Een intuïtieve planmodule met efficiënte agenda

Dossier en meetapparatuur werken samen 

Het grootste voordeel van het EPD is volgens Victor de automatische gegevensoverdracht tussen meetapparatuur. “Het voorkomt tikfouten. Voorheen moesten we de metingen zelf vertalen naar het dossier en vervolgens weer naar andere apparatuur.”

En daarmee is Visus uniek in de branche. Niemand anders werkt al met software die pdf’s inleest en zo getallen rechtstreeks in het EPD zet. “Anders hadden we ook nooit 21 vooronderzoeken op 1 dag kunnen doen, plus een heleboel reguliere controles. We kunnen een schaalvergroting realiseren dankzij deze automatisering”, aldus Victor.

We willen het aantal ingrepen per dag verdubbelen. Dat kan alleen als we deze automatisering doorzetten.

Victor Dröge - Optometrist bij Visus Oogkliniek

Oog voor design

Iedere week schuiven ze samen om tafel om de volgende ontwikkelsprint te bespreken: onze Product Owner Dennis Kleinbussink, developer Mark Scherrenberg en Visus optometrist Victor Dröge. Wat staat er de komende tijd op de agenda? Interviews met oogartsen voor het User Interface/User Experience onderzoek, want hoewel het EPD al volop wordt gebruikt door het team, is de tool nog niet operationeel op de OK.

“De chirurgen op de operatiekamer werken nu nog met een papieren dossier,” licht Victor toe. “Dat moet er gewoon uit. Het is niet meer van deze tijd.” Maar de implementatie heeft nog wat aandacht nodig. “Onze artsen voeren zo’n 20 ingrepen per dag uit. Als we overgaan op een nieuw systeem moeten ze er meteen mee uit de voeten kunnen.” Daarom zet onze Designer binnen Programic, Philip, de puntjes op de 'i' om het EPD nog gebruiksvriendelijker te maken voor de oogartsen.

Een afspraak in 6 klikken

De optometristen, assistentes en directie spreken al van een succes. “Voor onze assistentes is het veel makkelijker om afspraken in te plannen. Eerst kostte het in totaal 27 kliks om een afspraak in te plannen en nu maar 6. Kortom, de agenda en planningsmodule zijn veel gebruiksvriendelijker en overzichtelijker geworden.” 

Maatwerk

Het geheim achter de succesvolle software? Visus wilde geen bestaande software aanschaffen gericht op ziekenhuizen waar ze vervolgens maar 10% van zouden gebruiken, namelijk het stukje voor oogheelkunde. Daarom hebben we bij Programic de bestaande werkwijze van Visus voor hen gedigitaliseerd en de software daarop aangepast. Dat is nauwkeurig maatwerk, precies zoals optometristen gewend zijn. “Maar ik denk dat deze werkwijze ook heel bruikbaar is voor andere klinieken,” meent Victor.

Blik op de toekomst

Het EPD volledig integreren in de organisatie is daarentegen één ding. Goede hardware is een tweede. Victor ziet het al voor zich. Grote touchscreens aan de muur waar alle gegevens van een patiënt op staan zodra die binnenloopt. “Dan hoeven artsen niet meer op een klein beeldscherm te turen maar staan de laatste metingen en oogscans meteen in beeld.”

En over 5 jaar? “Dan werken we volledig papierloos. En is alle meetapparatuur en optische apparatuur rechtstreeks gekoppeld aan het EPD. Ook verloopt de facturatie dan automatisch via het patiëntenportaal en werken ze op de OK net zo vloeiend met het EPD als de rest van het team.”

Work-in-progress

We hebben gezamenlijk al ruim 100 ontwikkelsprints achter de rug, maar de digitalisering van Visus is continu in doorontwikkeling. Vanwaar die innovatiedrang? “We zijn behoorlijk groot geworden en doen gemiddeld 35 operaties per dag,” stelt Victor. “We moeten dus wel!” En Visus moet uiteraard aan bepaalde wet- en regelgeving voldoen, wat in sommige gevallen ontwikkelwerk met zich meebrengt. Victor: “Het programma is er daarentegen bovenal voor bedoeld om het patiënten én onszelf zo makkelijk mogelijk te maken. Dit zodat de kans op fouten nog kleiner wordt en we met plezier nóg veiliger kunnen werken als het gaat om privacy en patiëntveiligheid.”